就業規則の作成・変更の義務と実務ポイントについて

就業規則の作成・変更の義務と実務ポイントについて

企業経営において「就業規則」は欠かせない存在です。

しかし、「名前は知っているけれど、具体的にどんな内容を定めるものなのか」「うちの会社も作らないといけないのか」と疑問に思う経営者や総務担当者の方も多いのではないでしょうか。

今回は、就業規則の基本から、作成・変更の義務、実務上の注意点までを分かりやすく解説します。

■就業規則とは？

就業規則とは、会社と従業員との間で守るべきルールを定めた文書のことです。
労働時間、休日・休暇、賃金の決め方、服務規律、懲戒処分の基準など、労務管理の根幹となる事項が盛り込まれます。
いわば「会社のルールブック」であり、経営者にとってはトラブルを防止し、従業員にとっては安心して働ける環境を保証する役割を持っています。

■就業規則作成の義務はいつ発生する？

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場には就業規則の作成・届出が義務付けられています。

ここでいう「労働者」には正社員だけでなく、パートやアルバイトも含まれます。つまり、従業員数が増えたタイミングで「気づいたら義務の対象になっていた」というケースも珍しくありません。

■義務がない会社も作成がおすすめ

従業員が10人未満の会社は、法的義務はありません。
しかし、就業規則がなければ労使間トラブルが起きた際に対応が難しくなります。
例えば、懲戒処分や解雇を行う場合、事前にルールが定められていなければ「不当解雇だ」と争われやすくなります。
そのため、人数にかかわらず、会社を守る意味でも就業規則を整備しておくことは大きなメリットがあります。

■就業規則の変更が必要になる場面

一度作れば終わりではなく、会社を取り巻く状況の変化に応じて就業規則は見直す必要があります。典型的な例としては以下のようなケースがあります。

・法改正があったとき（例：育児・介護休業制度の拡充、労働時間制度の改正など）

・賃金制度を見直したとき（例：固定残業代の導入、評価制度に応じた賃金改定）

・就業環境を変えたとき（例：テレワーク導入、副業・兼業の容認）

・服務規律や懲戒の基準を明確化したいとき

変更の際には、従業員代表から意見を聴取し、労働基準監督署への届出が必要となります。形だけの規則変更ではなく、実態に即した内容にすることが重要です。

■実務上のポイント

就業規則を作成・変更する際には、以下のポイントを押さえると実務上スムーズです。

●会社の実態に合った規則をつくる
ひな型をそのまま使うと、実態と乖離してしまうことがあります。例えば「残業は事前申請制」と書かれているのに、実際には事後申請が常態化している場合、規則と運用の食い違いがトラブルの原因になります。

●懲戒や解雇の規定を明確にする
問題社員が出た場合でも、規定がなければ処分できません。「何をしたら懲戒になるのか」を客観的に示しておくことで、会社を守ることにつながります。

●定期的に見直す
法改正は毎年のように行われています。最低でも2～3年に一度は就業規則を点検し、必要に応じて更新しましょう。

●従業員への周知を徹底する
就業規則は作成・届出するだけでは不十分です。周知をしないと、就業規則の効力は発生しません。
そのため、紙で配布したり社内システムに掲載したりして、従業員がいつでも閲覧できる状態にしておく必要があります。

■社労士に依頼するメリット

就業規則の作成や変更は自社でも可能ですが、法律の専門知識や実務経験がないと不備が生じやすいものです。社会保険労務士に依頼することで以下のメリットがあります。

・最新の法改正に対応した内容にできる

・会社の実態に合ったオーダーメイドの規則を作成できる

・労働基準監督署への届出も代行してもらえる

・トラブルが起きにくい予防的な規則に仕上げられる

「作るだけ」でなく「会社を守る」ための就業規則にするためには、専門家のサポートが有効です。

■まとめ

就業規則は、会社と従業員をつなぐ重要なルールブックです。

従業員が10人以上になった会社は義務として作成・届出が必要になりますし、それ以下の規模であっても整備しておくことでトラブルを未然に防ぐ効果があります。

会社の実態に合った規則を整備し、定期的に見直すことが経営の安定につながります。

就業規則の作成・変更に不安がある場合は、ぜひ社労士事務所へご相談ください。

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